چگونه در محیط کار، امنیت روانی ایجاد کنیم؟ - وبلاگ بارزند

به گزارش وبلاگ بارزند، Alison Green - The cut؛ مشاور عزیز، مدت کوتاهی است که مدیریت یکی از واحد های سازمان را به من سپرده اند. من که تا به حال یک تیم را مدیریت نکرده ام سراغ مقاله ها رفتم تا ببینم چه موضوعاتی این روز ها داغ است و از آن ها بی خبرم. بلافاصله چشمم به مقاله ای درباره امنیت روانی افتاد. موضوعی که شاید سال هاست درباره اش حرف می زنند، اما حقیقتش این است که خود من چیز زیادی درباره اش نمی دانستم. تنها چیزی که با شنیدنش به ذهنم می رسید، مسائل روانی کارکنان بود. اما حالا فهمیده ام که امنیت روانی فراتر از این حرف هاست. سوالم اینجاست که چطور می توانم میان اعضای تیمم، احساس امنیت روانی ایجاد کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، این روز ها صحبت از امنیت روانی در حوزه کسب و کار خیلی شایع شده و از صنعت تکنولوژی گرفته تا درمان و خدمات اقتصادی، همه به اهمیت آن پی برده اند. موضوعی که قبل از پاندمی، بسیار پرطرفدار بود، حالا به علت ارتباطش با مباحثی مثل چابکی و دورکاری، بیش از پیش سوژه مصاحبه ها شده.

اما سوء تعبیر ها و باور های غلطی هم در این باره وجود دارد که یکی از آن ها، تصور رهبران سازمان هاست که فکر می نمایند امنیت روانی، در هر محیطی که تا حد معقولی سالم است، وجود دارد. مثلا اگر محیطی سالم باشد، شما از آزار و اذیت در امانی. اما در واقع، محیط های کاری که از نظر روانی، امن هستند تعدادشان خیلی کم است.

ایجاد امنیت روانی در محیط کار، حقیقتا سخت و احتیاجمند تعهد و مهارت زیادی است. علتش ساده است: آدم ها معمولا ایده هایشان را نمی گویند، در برابر سوال پرسیدن مقاومت می نمایند و از مخالفت با رئیس، می ترسند؛ و ایجاد امنیت روانی، یعنی تغییر این فرایند که آن هم، کوشش و تمرکز زیادی می خواهد. این یک فرآیند است؛ فرآیند یاری به آدم ها تا باور ها و رفتار های نو پیدا نمایند و این نه آسان است و نه طبیعی.

ولی منظورم این نیست که نشدنی است. اتفاقا برعکس شواهد زیادی هست که نشان می دهد امنیت روانی را می گردد برقرار کرد و البته این یک سرمایه ارزشمند برای هر کسب وکاری است که باعدم اطمینان روبرو است یا احتیاج به نوآوری دارد.

یکی از مدیرانی که ما با او در اجرای یک برنامه همکاری داشتیم، می گفت: نتیجه زودتر از چیزی که فکر می کردم حاصل شد و به شکل تصمیم های سریع تر و بهتر، نمود پیدا کرد. باید کمی سرعت را کم کنید تا بتوانید سرعت بگیرید. توانستیم مسائل استراتژیکی که سال ها با آن ها روبرو بودیم را سریع حل کنیم. چه مسائل داخلی و چه خارجی برنامه اجرا شده در این سازمان، طرح پیشرفت استراتژیک به وسیله ایجاد امنیت روانی نام داشت که در چهار ماه اجرا شد. ما چهار عنصر اساسی را شناسایی کردیم که در تحقق این برنامه، نقش مهمی داشتند:

1. تمرکز بر عملکرد. اولا، روی چیزی تمرکز کن که بیشتر مدیران خواستار آنند: عملکرد.

برای رسیدن به عملکرد بالا به وسیله دانش گسترده، تبادل و ادغام نظرات و مهارت های افراد مختلف ضروری است که این حاصل نمی گردد مگر اینکه آدم ها همواره مشتاق اظهارنظر باشند. خیلی ها برای ایجاد تغییر، هدف های دست نیافتنی مشخص می نمایند، مثل یاری به آدم ها که احساس امنیت نمایند یا مستمع های خوبی شوند. این روش، فقط کار را سخت تر می نماید. این ها خوبند، ولی وسیله اند، نه هدف. مدیران ارشد وقتی بفهمند امنیت روانی چه نقش مهمی در حل مسائل پیچیده دارد، تازه به اهمیت آن پی می برند. به علاوه، دانش به تنهایی برای ایجاد تغییر رفتار کافی نیست.

باید روش های نو انجام کار ها را امتحان کنید. این یک فرآیند دو مرحله ای است. اول به تیم یاری کن که پیشرفت را در زمینه کار هایی که برایشان چالش دارد، تجربه نمایند، البته به وسیله تقویت مهارت های میان فردی در جلسات. جلسات باید مرتبا تشکیل شوند و محیطشان، امن باشد. دوما، به شرکت نماینده ها یاری کن تجربیات خود را با سایر تیم ها به اشتراک بگذارند. هر چه تعداد افرادی که این مهارت ها را به اسم بخشی از کارشان، تمرین می نمایند بیشتر می گردد، اثربخشی آن کم کم نمود پیدا می نماید.

2. آموزش افراد و تیم ها. تجربه یکی از همکاران ما که بسکتبالیست بوده، نشان می دهد که تیم ها برای برنده شدن به دو نوع آموزش احتیاج دارند: مهارت های فردی (مثل دریبل و شوت کردن) و تمرین های تیمی (هماهنگی با سایر اعضا، مثلا اینکه چه زمانی پاس دهند). این در تیم های مدیریتی هم صدق می نماید. مدیران به تنهایی باید مهارت هایی مثل نگاه از زاویه دیگران و سوال پرسیدن را یاد بگیرند. یادگیری این مهارت هاست که بستر لازم را برای گفتگو ها و نگرانی ها فراهم می نماید. اما این مهارت ها زمانی تاثیرشان را نشان می دهند که به صورت تیمی تمرین شوند به ویژه اگر به آن ها به اسم ابزاری برای انجام کارها نگاه گردد. به این منظور باید با اعضا مصاحبه کنی؛ مصاحبه هایی درباره مسائل پیچیده، در قالب جلساتی که طوری طراحی شده اند تا اعضای تیم بتوانند همزمان با پیشرفت، اثربخشی خود را بسنجند.

یک موضوع را از زوایای مختلف آنالیز کنید و نظرات را با هم ادغام کنید تا برای حل موانع پیشرفت، راه چاره های ناب پیدا گردد. همکاران ما معمولا جلسات هفتگی به مدت یک ساعت برگزار می نمایند تا به افراد، مهارت های فردی را آموزش دهند و هر ماه هم، جلسات مصاحبه میان اعضا برگزار می گردد تا همه بتوانند مهارت های آموخته شده را با هم تمرین نمایند.

3. تجسم. این تاکتیک در حوزه های مختلف به کار می رود، از ورزشکاری که می خواهد رکورد جهانی بزند تا تراپیستی که به بیمارش برای تغییر یک رفتار مشکل زا یاری می نماید. همکار ما در جلسات هفتگی از شرکت نماینده ها می خواست که یکی از تجربیات موفقیت آمیز اخیرشان را در زمینه یکی از مهارت ها تجسم نمایند (مثل مهارت اظهارنظر یا ایجاد بستر امن برای اظهارنظر دیگران). سپس از آن ها خواسته می شد که یک موقعیت در آینده را تجسم نمایند و گام به گام، مراحل مختلف عبور از آن شرایط را تعریف نمایند و بگویند که برای ایجاد یک جو سالم برای حل مشکل یا تصمیم گیری سخت، چه اقدامی خواهند کرد.

این تکنیک، تمرکزش بر جزئیات است. با تجسم و نوشتن توضیح جزئیات ملموس، بهتر می توانیم مهارت های نو را در خود نهادینه کنیم. گرچه ممکن است اولش، پیدا کردن نمونه برایت سخت باشد، اما به مرور آسان می گردد، چون در پیدا کردن شرایط و مثال های مثبت، مهارت پیدا خواهی کرد و به رفتار های نو، بیشتر دقت خواهی کرد.

4. عادی سازی آسیب پذیری. استرس خفیف در نتیجه احساس آسیب پذیری، کاملا طبیعی است. تحقیقات نشان می دهد که تمرین تجربه های کوچک آسیب پذیری، به کاهش استرس یاری می نماید. این که پذیرا باشی (و در نتیجه آسیب پذیر باشی)، نه تنها آسیبی به تو نمی زند، بلکه یاری می نماید ریسک میان فردی را افزایش دهی.

همکار ما از اعضای تیم خواست که مسئله ای که در آن پیشرفت نداشتند را شناسایی نمایند و در گفت وگویی، شامل نظرات مختلف، مهارت های خود را تقویت و همزمان، پیشرفت نمایند. قبل از آغاز مصاحبه، او تیم را اصطلاحا گرم می کرد؛ و از اعضا می خواست که پذیرش ریسک میان فردی را به وسیله ایجاد چالش های امن و کم تاثیر در مصاحبه، تمرین نمایند. با پذیرش نظرات دیگران، ریسک فردی را کاهش خواهی داد و گرچه ممکن است ابتدا آسیب پذیر به نظر برسی، اما به مرور، وقتی این فرهنگ نهادینه می گردد، آسیب پذیری، دیگر آنقدر ها هم بد نیست.

منبع: دنیای اقتصاد